دمر إنتاجيتك في سبع خطوات!

Studio shot of note pad full of post it notes

وصولكم إلى هذه الصفحة بحد ذاته دليل على حماسكم لمعرفة كيفية تدمير انتاجيتكم.

بلا تأخير، هذه هي السبع خطوات.

١تحققوا من بريدكم الالكتروني كل دقيقتين.

التحقق من بريدكم الالكتروني أصبح فعل بديهي لدرجة أنكم لا تفكرون فيه مرتين. لكن الرسائل التي تصلكم غالباً ما تطلب اتخاذ إجراء حيالها، وغالباً أيضاً هذه الأمور ليست بأهمية العمل الذي أمامكم. التحقق من رسائل البريد كل دقيقتين ضمانه لتشتيت الانتباه وتوقف الانتاجية.

٢حافظوا على فوضى مكاتبكم.

أفضل طريقة لتدمير انتاجيتكم هي المحافظة على مساحة عمل فوضوية. للحصول على أعلى درجات التوتر وأقل درجات الدافعية، لا تضعوا شيئا في مكانه الصحيح. القلق والتفكير في الوقت اللازم لترتيب هذه الفوضى سيقتل الانتاجية بالتأكيد.

٣ابتعدوا عن بيئة العمل المريحة قدر الإمكان.

اجلسوا على كرسي رخيص، في إضاءة سيئة وستشعرون بالألم في كل جزء من أجسادكم وسيستبدّ بكم الصداع ولن يترك لكم لحظة واحدة للانتاج.

٤تأكدوا من تعدد المهام.

أظهرت الدراسات أن تعدد المهام ينقص من ذكاءكم ١٠ درجات.

براڤو! ليس هناك طريقة أمثل من هذه الطريقة للتوقف عن إنجاز الأعمال. تنقلوا بين مهمتين و٣ و٤ أو حتى خمسة في نفس الوقت.

٥ضعوا كلّ التنبيهات في حياتكم على وضعية التشغيل.

فعلوا خاصية التنبيه في تطبيقات هواتفكم النقالة وأجهزة الكمبيوتر من سكايپ للبريد الالكتروني لمواقع التواصل الاجتماعي والأخبار وتأكدوا أن أجهزتكم كلها متصلة بالتنبيهات. عندما تصل رسالة واحدة ستصل للكمبيوتر المكتبي، الهاتف النقال، الكمبيوتر المحمول والقارئ الالكتروني للتأكيد على استحالة تجاهلها.

٦اسمحوا للآخرين بمقاطعتكم.

سياسة الباب المفتوح الزامية إذا أردتم تدمير انتاجيتكم بأسرع وقت. تواصلوا مع الموظفين على مدار الساعة، تجولوا في الممرات واطرقوا الأبواب بحثاً عن أحاديث ممتعة وطويلة كلما طالت كلما كانت العودة للعمل مستحيلة. امنحوا الآخرين الإذن لمحاصرتكم بطلبات عشوائية طوال اليوم.

٧اصنعوا لائحة مهام مستحيلة.

في بداية كلّ يوم اكتبوا قائمة مهام طويلة مكونة من عدة صفحات. املؤوها بالعناصر التي يستحيل عليكم انجازها في يوم عمل واحد. استمروا بإضافة المزيد من المهام إليها. وعندما تنتهون من أحدها لا تتركوا علامة تفيد بذلك. هذه طريقة أكيده للبقاء تحت ضغط التوتر، على الحافة تفكرون في كل الأشياء التي ينبغي عليكم فعلها عوضاً عن التركيز على المهمة القائمة أو المشروع الحالي.

لديكم أفكار أخرى لتدمير الانتاجية؟ شاركونا بها أرجوكم.

(المصدر)

كيف تستعيد يوم عمل مفقود؟

الساعة على شاشة جهازك تشير للرابعة مساء. لا تصدق ذلك؟ لماذا؟ لأنك قضيت يومك في الحديث مع الزملاء في العمل، ضيعت الوقت. والآن نهاية يومك بلا إنتاج يعوّل عليه. في الوضع المثالي لحياتك العملية هذا لا يحدث كثيراً، لكن قد تزورك أيام مجدبة. والآن، قائمة مهامك تمددت للضعف منذ الصباح، ومديرك نافذ الصبر ينتظر منك إنهاء المهام، وتفكر في شيء واحد فقط: لا يمكن أن يتكرر هذا في الغدّ.

كيف تمنع حدوث ذلك؟ هذه التدوينة ستلخص لك الطريقة في أربع خطوات.

1- انجز شيئاً– أي شيء اليوم.

إذا تركت مهام اليوم بدون إنجاز هناك احتمال كبير بأن تبقى معلقة فوق رأسك، تقلقك وتسبب لك التوتر. حتى تصل لمكتبك في اليوم التالي وهذا ما يسمى بتأثير زيجارنيك. لن تتمكن من إنجاز القائمة كلها في وقت ضيق وإن حاولت. ولكن إنجاز بعض المهام البسيطة وجزء من المهام الصعبة سيمنحك بعض الهدوء والسكينة بالإضافة لتشجيعك على الحضور في الغد وإكمال ما بدأته.

إذا، ألق نظرة على قائمتك واختر منها شيء، أيّ شيء لتنجزه في الوقت المتبقي من اليوم، اجلس بتركيز وأعمل عليه قبل خروجك. قد تكون خطوة صغيرة لكنها خطوة في الطريق للغد المنتج.

2- استرح، وأعد ترتيب استراتيجيتك.

في نهاية يوم عملك خذ جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى المنزل –إذا كنت تستخدم جهاز مكتبي خذ معك قائمة مهامكلا نقصد بذلك أنك ستكون مضطراً للعمل من المنزل، طبعاً لا. عندما تغادر مكتبك غادره تماماً، استرخ، وتناول طعام العشاء. لكن قبل خلودك للنوم خذ عدة دقائق للتخطيط ليوم الغد. رتب أولوياتك، وحدد أصعب المهام التي تحتاج للمعالجة فوراً وأيّها قابل للمفاوضة والتأجيل ليوم آخر. حدد أهداف واضحة ليوم الغدّ لتعرف ما الذي يتوجب عليك إنجازه ومتى. هذه الخطة الواضحة ستساهم في المحافظة على وقتك في اليوم التالي وتبدأ صباحا بنشاط وحماس ورؤية واضحة.

3- اصنع طريقة للدخول في حيّزك الإنتاجي.

عند عودتك للمكتب في اليوم التالي يأتي الوقت لتصبح جاداً. لديك الآن الكثير من العمل لتنجزه، ربما مهام مكدسة ليومين أو أكثر ويجب أن تنجزها خلال يوم عمل واحد. أو في أقرب فرصة ممكنة. بعد يوم ضائع كيف يمكنك التحول والتركيز؟ تدخل في حيز الإنتاجوتنعزل تماماً عن كل ما سيقتطع من وقتك ويشغلك. لا تتحقق من حساباتك على الشبكات الاجتماعية ولا حديث مع الزملاء. ضع سماعات الأذن وانعزل تماماً. اجلس بجانب موظف منتج ويعمل بتركيز وهدوء – إن استطعتوتذكر الأوقات النهائية التي وضعتها في خطتك بالأمس.

إذا لم تستطع تطبيق هذه الطريقة في الانعزال والعمل جرب استخدام تقنية الطماطمأو أي طريقة ناجحة للحفاظ على التركيز لفترات معينة والعمل.

4- الخطوة التالية، جد طريقة أفضل لإدارة وقتك.

لو كانت الأيام المجدبة حالة نادرة في حياتك العملية، لا تقلق أنت محظوظ. ومع بعض الجهد والتنظيم ستتجاوزها وتعود لإنتاجيتك المعهودة. لكن، إذا وجدت هذه الأيام تتكرر معك، ربما حان الوقت لإعادة التفكير في الطريقة التي تقضي بها وقتك وأين يذهب يومك. جرّب مثلا استخدام تقنية عجلة الإنتاجيةلمراقبة وقتك وإعادة تأهيله.

هذا هو نموذج “عجلة الانتاجية” الذي عرّبته عن الأصل (اضغطوا عليه للتكبير والطباعة).

productivitywheelar

*ما سبق مجموعة من التمارين البسيطة لإيجاد الحل في ضياع وقتك بلا إنتاجية واستعادة أيامك وتركيزك بأسرع وقت ممكن.

[-النصّ الأصلي لهذه التدوينة هنا]

أفكار خلاقة: شوربة هاينز.

مضى وقت طويل على آخر مرة سهرت فيها لانهاء كتاب.

فعلتها بالأمس مع رواية الدفتر الكبيرلأغوتا كريستوف. الرواية مذهلة وموجعة في نفس الوقت. كمية الأذى والتحول في نفس طفلين صغيرين لا يمكن تصديقها إلا لمن يرى ويعرف ما يحدث اليوم في عالم تلتهمه الحروب. لا أطفال في الحرب. اليتم والخوف والتشرد ينزع قلوبهم ويستبدلها بأخرى، وإن لم تشملهم رحمة الله وعطف الناس سيصبحون في يوم ما وحوشاً. لم أشاهد الفيلم بعد، لكنني أنوي ذلك. شيء ما في كتاب أغوتا ذكرني برواية غونتر غراس طبل الصفيحوالفيلم الذي صوّر عنها. تحول الأطفال إلى بالغين مضطربين هو الرابط في ذهني، ربما.

ما زلت أقرأ بالتوازي كتاب “The Social Commerce Handbook” كتاب ممتع جداً يشرح مفاهيم التسويق من خلال الشبكات الاجتماعية مع ذكر كثير من الأمثلة المميزة والمبتكرة التي طبقتها الشركات.

10430914_772957969451960_2618473089004962041_n

في الفصل الذي قرأته اليوم قصة ذكية جداً عن شركة هاينز للأغذية المعلّبة. قدمت الشركة حملة تسويقية ناجحة بكل المقاييس لعملائها. في اكتوبر 2011م أطلق الفرع البريطاني للشركة حملة “Get Well Soup” تزامنت مع الموسم البارد وتعرض الكثير من الناس لأمراض الشتاء. الحملة باختصار سمحت للزبائن من خلال صفحة فيسبوك شراء علب شوربة (دجاج وكريمة – طماطم) وارسالها لصديق أو قريب متوعك مع رسالة مخصصة باسمه GET WELL SOON، لتمني الشفاء العاجل له. تخيلوا انفسكم مرضى ويطرق باب منزلكم موظف البريد يحمل هدية بسيطة جداً ولطيفة مثل هذه. تسخنون الشوربة، تحتسونها وتشعرون بأنكم أفضل! الفكرة الذكية جداً هي ربط المشاعر والاهتمام الذي تلقاه الشخص من صديق أو حبيب بالمنتج. ما سيحصل أنّ كل شخص قد يمرر الهدية ويطلب الشوربة ويبعثها لصديق آخر. وهكذا تستمر حلقة الاهتمام والاحتفاء بالفكرة. هناك أيضاً من جهة أخرى فكرة تسويق المنتج لشخص لم يجربه بعد، مثل عينة مجانية. أي أنه في المرة القادمة التي يذهب فيها للتسوق سيقتني الشوربة لأنها لذيذة أو لأنها ببساطة تذكره بشخص عزيز.

10348938_772951719452585_8248283446809497182_o

العلبة والرسالة المخصصة وارسالها لصديق لباب منزله خلال ثلاث إلى أربع أيام لا تكلف أكثر من ٢ باوند (١٢ ريال تقريباً). ماذا حدث كنتيجة لهذه الحملة؟ الارقام التالية تشرح الأثر المدهش:

  • خلال ٤ أسابيع فقط أرسلت حوالي ٢٠٠٠ علبة شوربة.

  • ٣٥ ألف شخص تحدثوا عن الحملة في فيسبوك وحده.

  • وعلى تويتر حوالي ٥٠٠٠ منشن ليصل الخبر إلى حوالي ٣ مليون مستخدم على الشبكة.

  • تحدثت ٣٥٠ مدونة عن الحملة ودفعت بـ ٣٥٠٠ زائر لصفحة شوربة هاينز على فيسبوك.

  • ازداد التفاعل على صفحة فيسبوك الخاصة بشوربة هاينز بنسبة ٦٥٠٪

  • ازداد الزيارات الشهرية الفريدةلصفحة فيسبوك حوالي ٤٣٣٤٪

  • زاد الطلب وتكرر الحاح الزوار لإعادة التجربة وحصل ذلك واضيفت أنواع أخرى من الشوربات لينضم حوالي ٤٢ ألف مستخدم جديد للصفحة.

  • في نهاية الحملة تعرف أكثر من ٢٦ مليون شخص على الحملة وقام ٩٦ ألف شخص بتجربتها بأنفسهم.

كيف تبدأ/تختم يوم عملك؟

Empty desk from above

أكتب التدوينة بعد يوم حافل.

ظننت بأنني سأكون أكثر نشاطاً وحماسة للكتابة، لكن افراغ صناديق غرفتي استهلك ما تبقى من طاقة اليوم.

أما المقالات التي حدثتكم عنها فسأكتبها باختصار شديد، أنا في تحدي مع نفسي لمدة أسبوعين، ها أنا اعترف لكم الآن. أصنع وقت للحديث والمدونة على الرغم من ساعات العمل، والأعمال المنزلية والحياة الاجتماعية.

فكرة المقالات لطيفة!

توجز خمسة أشياء ينبغي عليكم فعلها في أول عشر دقائق من يوم العمل، وخمسة أخرى تفعلونها في آخر عشر دقائق من يوم العمل.

في بداية يوم العمل، أصل إلى المكتب وأرتب أغراضي، تشغيل جهاز الكمبيوتر، إعداد القهوة وتناول الفطور إذا لم اتناوله في المنزل، احادث الزميلات قليلاً، أخبرهم بمعلومة اليوم إن وجدت. اتحقق من حساب تويتر واقرأ إضافات من أتابعهم. ثم انتقل للعمل بالتحقق من بريدي الالكتروني وهكذا. أما المقالة ففي بدايتها تقول:

لا تقرؤوا بريدكم الالكتروني في الدقائق الأولى من يوم العمل، لأن البريد ببساطة ثقب أسود“. شخصياً كنت اتجاهل أي رسائل اعلانية أو غير مهمة واستخدم نظام تلوين عناوين الرسائل بحسب المرسل لأعرف أهميتها وهل اطلع عليها أو لا. في العشر دقائق الأولى رتبوا المكتب، ازيلوا ورق الملاحظات من اليوم الماضي، اغسلوا الأكواب، لا تنسوا سقاية النباتات إن وجدت وسجلوا ملاحظات اليوم الجديد. بداية يوم العمل مناسبة جداً لاتخاذ القرارات وذهنك صافي ولم تنشغل بشيء آخر بعد. استفد من هذا الصفاء لانجاز أكثر المهام تعقيداً كما تراها.

وفي نهاية اليوم افعل:

انتهي من العمل الساعة الخامسة مساء تقريباً، يعني آخر عشر دقائق تبدأ من ٤:٥٠ م. ماذا أفعل؟ اغسل كوبي، انظف ماكينة القهوة واتخلص من الفلتر، أراجع المهام وأتأمل قليلاً بقية اليوم الآتي.

ماذا تقول النصائح في المقالة؟

راجع قائمة المهام لليوم واشطب على التي انجزتها، هل بقي منها شيء؟ هل يكفي الوقت لإتمامها؟ اذا لم يكن ذلك ممكناً انقلها لليوم التالي. بنقل المهام لليوم التالي تبدأ القائمة الجديدة، اكتبها سريعاً مثل سكيتش بملامح رئيسية واترك التفاصيل لاحقاً. الفكرة الثالثة٬ اكمل المهام البسيطة، طباعة أوراق وأرشفة رسائل. واحذر من كتابة رسائل الكترونية في نهاية اليوم لأن المستقبل لن يكون حاضراً لانجاز المطلوب أو الاطلاع عليه. مثل هذه الرسائل مكانها في منتصف النهار أو بداية يوم العمل. رتب مكتبك إن أمكن. وفي الختام ودع رفاقك، والتوديع مهمّ مثل صباح الخير، تبادل التحية واللطف مع زملاءك ضروري جداً لبيئة عمل صحية. حدثوني أنتم عن بداية/نهاية يوم العمل؟

مخرج:

اليوم جربت التسوق من موقع الكتروني جديد علي وللمرة الأولى، أحببت الاسعار وقيمة الشحن. وفي الأسبوع القادم بإذن الله عندما تصلني الشحنة سأكتب عنها وعن تجربتي مع الموقع، أتمنى أن تكون ناجحة! لأنه سيغير حياتي، حرفياً.

كيف تكون مستهلك ذكي؟

لماذا أنشر التدوينات في هذا الوقت المتأخر؟

يمكنني تدوين مجموعة من المواضيع وتركها كمسودة ومن ثم نشرها في وقت مناسب خلال اليوم. فكرة ذكية لجذب قراءات أكثر بالتأكيد. لكن الهدف من التدوين اليومي هو وضع خلاصة اليوم بطريقة مريحة، الكتابة للتخفف كما كنت أفعلها، وكما أحبّ.

حديثي بالأمس بدأ بموضوع المستهلك الجيد، أو كما يحب الخبراء تسميته المستهلك الذكي“. كيف تكون مستهلك ذكي؟

أكتب التدوينة في وقت متأخر نسبياً لذلك أهم النصائح التي يمكنني ايجازها في هذه التدوينة القصيرة هي كالتالي:

١قبل الاستفادة من أي خدمة أو شراء منتج ابحثوا، ابحثوا كثيراً. ابحثوا عن أفضل خيارات في منطقتكم، أفضل جودة وأفضل أسعار. شبكة الانترنت بها الكثير من المواقع التي تأخذ مساحة التقييم والاقتراحات بجدية. وستجدون هناك كل الآراء التي ستشجعكم أو ستغير رأيكم في الشراء. أنا لا أتحدث عن مواقع أجنبية فقط، هناك مواقع عربية كثيرة ومستخدمين مخلصين لعملية النقد والبحث عن حلول.

٢الآن جاء وقت طلب الخدمة أو اقتناء المنتج. وجهوا تركيزكم إلى أخذ احتياجكم فقط. عملية التسوق دائما تنجرف إلى مكان لا تحبه حساباتنا البنكية، ولا نحبه نحن لاحقاً. مهما كان شراء المزيد مغري اكتفوا بالشيء الذي خرجتم من أجله. هل كلام البائع أو الموظف مقنع ومضمون؟ عرض عليكم بيعة لا تفوت؟ اتركوا الموضوع عالقاً واذهبوا في جولة أو عودوا للمنزل. غالباً ستتبخر الفكرة بنفسها، أو في حالة نادرة ستعودون من جديد وتحصلون على عرض أفضل. وهذا في حالة كان ذلك المنتج ضروري لحياتكم الآن“. دائما اطرحوا على أنفسكم اسئلة مماثلة. هل احتاجه؟ هل هو شيء لا يتكرر؟ وغيرها من اسئلة تقرير المصير.

٣اقرؤوا كل شيء! الفواتير، السياسات، القوانين، سياسة الاستبدال ،العقوبات وأي مصروفات مترتبة اضافية. لا تتركوا شيئا للصدفة. الكثير من نقاط البيع والشركات تعول على هذا التجاهل من قبل المستهلك.

٤احتفظوا بكل مستندات المشتريات، فواتير، ضمانات، وغيرها في ملف خاص مقسم بحسب الخدمات. أنا لا أقول تكديس كل شيء. لكن حفظ الفواتير لسنة على الأقل جيد لمراجعات مصروفاتكم.

٥تواصلوا مع الآخرين وشاركوهم الخبرات المكتسبة.

تذكرون كيف كانت مراجعة منشورة لكتاب مفيدة لكم في الشراء؟ أو التعليق الذي تركه أحد زبائن المطعم وغير به رأيكم قبل الزيارة؟ أو صور الفندق والحشرات المرعبة خلف رأس السرير؟ كل هذه الأمور لها أثر جيد في حياتكم. ساعدتكم في اتخاذ القرار. اعيدوا الخدمة نفسها للآخرين، أنتم تقدمون خدمة لمجتمع افتراضي مرتبط بالحياة الواقعية. أي مكان تزورونه ولا يعجبكم اكتبوا عنه، حذروا، تواصلوا مع الادارة عبر الشبكات الاجتماعية، ولا تقبلوا بأقل من الأفضل في المرات القادمة.

المستهلك الذكي أيضا يقوم بأشياء أخرى على الانترنت، هو لا يشارك معلوماته الخاصة عندما لا تكون هناك حاجة اليها. لا يبقي تفاصيل بطاقاته الائتمانية محفوظة لدى موقع معين، ولا ينسى مراجعة فواتيره وعملياته الالكترونية كل حين. أيضا لا أنسى التذكير بالتخلص من الاشتراكات التي لا تفيدكم بشيء، بطاقات محلات تجددونها كل سنة وأنتم لا تشترون منها كفاية، شركات طيران بأميال لا يمكن استبدالها بشيء، سلاسل مطاعم وفنادق تحتسب نقاطكم لكن لا يمكن استبدالها محليا، وغير ذلك. استفيدوا من الخدمات بالكامل، احصلوا على مقابل أمام كل مبلغ تدفعونه ولا تبذروا بلا حساب أو تدقيق.

بقي موضوع مهم ويزعجني كثيرا، وهو مناسب لاختتام الحديث في هذا الموضوع:

عندما لا تعجبكم الخدمة في مكان ما لا تبدؤوا بالصراخ والانفعال وجذب انتباه الجميع حولكم، تفاهموا مع الموظف المباشر بهدوء وأدب، اذا لم يتجاوب معكم ابحثوا عن مسؤول أعلى في السلم، وهكذا كلما وجدتم الرفض أو عدم التجاوب اذهبوا لجهة أخرى وكل هذا بلا انفعال أو إثارة البلبلة. توجهوا للشركات بالمراسلة، اذا لم تفد بالهاتف، واذا لم يحدث تجاوب اذهبوا شخصياً، ثم استعينوا بجهات خارجية إذا احتاج الأمر ذلك.