كيف تصنع نسختك الأفضل؟

better you-final
اضغط على الصورة لتكبيرها.

هذه التدوينة محاولة لمساعدة نفسي ومساعدتكم في استعادة زمام أمور حياتنا. أرتب نفسي جيداً ثم أعود للفوضى قبل الاستفادة الكاملة من الترتيب. لماذا؟ لأنني لا أدير نفسي بصورة جيدة. تشغلني فكرة ما وتؤرقني لأيام، ثم أبدأ بقراءة كتاب ضخم يسرق كل ما بقي من وقتي، وفي العمل انهمك في مهمة واحدة لانجازها في الوقت. ثم اكتشف بأنني لا استريح ولا استمتع وعملي لا ينجز بالصورة المثالية التي أتمنى. أريد أن أفرغ ساعات الصباح الأولى من جديد، وأعدّ وجباتي بانتظام وأقرأ ولا انقطع عن المدونة. هذا ممكن وليس مستحيل كما تصورت.

الشيء المريح في الموضوع أنّ العظماء يعانون من الفوضى مثلنا، يعانون من انعدام الانتاجية ومن الروتين القاتل. لكنّ البشر يتفاوتون في تعاملهم مع هذه العوائق. كيف تصنع نسختك الأفضل؟

ترجمت عدة نصائح من قراءات مختلفة وجربت للمرة الأولى اعداد انفوجرافيك من الصفر حول الموضوع. لا أنسى أن أطلب منكم المشاركة بنصائحكم التي ستفيد القرّاء هنا.

١افعل الأشياء التي تجيدها واستمتع بها.

ما الذي تجيده؟ البحث، المفاوضة، القراءة، الصبر، الاستيقاظ المبكر. ما هي أكثر الأشياء التي تجيد فعلها في الحياة وتخصّك. الآن وقد عرفت هذه الأشياء أو الجوانب من شخصيتك جد مكاناً في حياتك اليومية واستفد منها سواء لنفسك أو في عملك.

٢تعرف على لحنك الداخلي.

نقوم بفعل الأشياء بطريقة مختلفة. أنا أقرأ بسرعة مختلفة عن أختي أو والدتي، أشاهد المسلسلات بسرعة مختلفة عن صديقتي وانجز عملي كذلك. هذا هو لحني الداخلييصبح أحيانا سريعاً ويبطئ في أحيان أخرى. عليّ فهم اللحن واستيعابه حتى اتمكن من صنع نسختي الأفضل. كيف؟ أراقب لحني الداخلي خلال الأسبوع وأعرف متى يكون مناسباً لفعل الانشطة المختلفة. لا أكدّره ولا استعجله. هل انتاجيتي أعلى في الصباح؟ أضع المهام الصعبة هناك. إذا كان عملكم مرناً ومهامه الأسبوعية متوقعة جرّبوا تصميم الجدول كي يتوافق ولحنكم الداخلي.

٣ضع خارطة للطريق.

لا يمكنك الوصول لنقطة ما إذا لم تعرف اتجاهك. أحيانا نشتغل بالنتيجة النهائية المطلوبة منّا ونفقد التركيز على الكيفية التي نصل بها. ننتهي من الأعمال الفورية والمستعجلة ولا نقف قليلاً لنفكّر: هل هذا مهمّ الآن؟ وهذا بالطبع ينقلنا للجزء الضروري من التخطيط: تحديد الأولويات. اكتب قائمة أولويات لكل جانب من حياتك ورتب لها التفاصيل بما تراه مناسباً. صنع الخريطة سيقودكم بسهولة لنسختكم الأفضل.

٤استثمر في نفسك.

شيء يجب أن نأخذه على محمل الجدّ. أثمن استثمار يمكننا العمل عليه، هو استثمارنا في أنفسنا. تطويرها، الاهتمام بها، وطبعاً، الوصول للنسخة الأفضل. أين تريد أن تكون بعد خمس سنوات؟ هذا السؤال ومهما بدا كليشيها مستهلكاً إلا أنه بوصلة لا يستهان بها ويعيدنا للفقرة السابقة خارطة الطريقوأهميتها للوصول.

٥اعرف محفزاتك.

إدارة نفسك بكفاءة تتطلب منك معرفة ما الذي يدفعك للأمام. ما الذي يقدح شرارة العمل فيك. معرفة هذه المحفزات يساعدك في زيادة أداءها، وإطالة مدة أثرها إن أدرت. وسواء كانت سلبية أم ايجابية يستحسن التعرف عليها باكراً. اكتب قائمة بمحفزاتك المختلفة وفكر كيف يمكنك الاستفادة منها في أي مجال من مجالات حياتك.

٦كن مبدعا خلاقاً.

من المدهش أن تحافظ على ذهن نشط وأفكار خلاقة كل يوم. الموضوع لا يأتي بسهولة وبلا جهد. يحتاج إلى وقت وترتيب حتى وإن كان في كثير من الأحيان عفوياً. احتفظ بدفتر أكتب فيه كل الأفكار الصغيرة المتطايرة لحين الحاجة إليها. أعود إليه وأعدل وابتكر أو ببساطة اسهب في الحديث عن فكرة ما.

في الفترات النشطة من التدوين أعود لذلك الدفتر واهتم به كثيراً. المزيد من الأفكار التي تضيفها للدفتر مثل مظلة في أيام المطر. اتركها مخبأه واستنجد بها عندما يغفو الابداع لسبب أو آخر. أقرأ أكثر، أشاهد لبرامج منوعة، وأغير قائمة الموسيقى. هذه أشياء أخرى تصنع مني نسخة أفضل كل حين.

٧تفاعل مع أولوياتك بالشكل المطلوب وفي الوقت المناسب.

نقول بأننا مشغولون في أحيان كثيرة والحقيقة أننا لا نحسن إدارة الوقت أو اجلس واكتب قائمة بالأولويات ثم أضع أمامها الوقت المخصص لكلّ منها. هكذا، أرى الوقت المناسب للجميع ولا يخرج عن جدولي أحد. سأصاب بالدهشة بالتأكيد عندما اكتشف بأن الكثير من الأشياء التي أخصص لها الوقت ليست على قائمة أولوياتي.

أريد لهذه النسخة الأفضل أن تنجح، سأحاول.

 

كيف تستعيد يوم عمل مفقود؟

الساعة على شاشة جهازك تشير للرابعة مساء. لا تصدق ذلك؟ لماذا؟ لأنك قضيت يومك في الحديث مع الزملاء في العمل، ضيعت الوقت. والآن نهاية يومك بلا إنتاج يعوّل عليه. في الوضع المثالي لحياتك العملية هذا لا يحدث كثيراً، لكن قد تزورك أيام مجدبة. والآن، قائمة مهامك تمددت للضعف منذ الصباح، ومديرك نافذ الصبر ينتظر منك إنهاء المهام، وتفكر في شيء واحد فقط: لا يمكن أن يتكرر هذا في الغدّ.

كيف تمنع حدوث ذلك؟ هذه التدوينة ستلخص لك الطريقة في أربع خطوات.

1- انجز شيئاً– أي شيء اليوم.

إذا تركت مهام اليوم بدون إنجاز هناك احتمال كبير بأن تبقى معلقة فوق رأسك، تقلقك وتسبب لك التوتر. حتى تصل لمكتبك في اليوم التالي وهذا ما يسمى بتأثير زيجارنيك. لن تتمكن من إنجاز القائمة كلها في وقت ضيق وإن حاولت. ولكن إنجاز بعض المهام البسيطة وجزء من المهام الصعبة سيمنحك بعض الهدوء والسكينة بالإضافة لتشجيعك على الحضور في الغد وإكمال ما بدأته.

إذا، ألق نظرة على قائمتك واختر منها شيء، أيّ شيء لتنجزه في الوقت المتبقي من اليوم، اجلس بتركيز وأعمل عليه قبل خروجك. قد تكون خطوة صغيرة لكنها خطوة في الطريق للغد المنتج.

2- استرح، وأعد ترتيب استراتيجيتك.

في نهاية يوم عملك خذ جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى المنزل –إذا كنت تستخدم جهاز مكتبي خذ معك قائمة مهامكلا نقصد بذلك أنك ستكون مضطراً للعمل من المنزل، طبعاً لا. عندما تغادر مكتبك غادره تماماً، استرخ، وتناول طعام العشاء. لكن قبل خلودك للنوم خذ عدة دقائق للتخطيط ليوم الغد. رتب أولوياتك، وحدد أصعب المهام التي تحتاج للمعالجة فوراً وأيّها قابل للمفاوضة والتأجيل ليوم آخر. حدد أهداف واضحة ليوم الغدّ لتعرف ما الذي يتوجب عليك إنجازه ومتى. هذه الخطة الواضحة ستساهم في المحافظة على وقتك في اليوم التالي وتبدأ صباحا بنشاط وحماس ورؤية واضحة.

3- اصنع طريقة للدخول في حيّزك الإنتاجي.

عند عودتك للمكتب في اليوم التالي يأتي الوقت لتصبح جاداً. لديك الآن الكثير من العمل لتنجزه، ربما مهام مكدسة ليومين أو أكثر ويجب أن تنجزها خلال يوم عمل واحد. أو في أقرب فرصة ممكنة. بعد يوم ضائع كيف يمكنك التحول والتركيز؟ تدخل في حيز الإنتاجوتنعزل تماماً عن كل ما سيقتطع من وقتك ويشغلك. لا تتحقق من حساباتك على الشبكات الاجتماعية ولا حديث مع الزملاء. ضع سماعات الأذن وانعزل تماماً. اجلس بجانب موظف منتج ويعمل بتركيز وهدوء – إن استطعتوتذكر الأوقات النهائية التي وضعتها في خطتك بالأمس.

إذا لم تستطع تطبيق هذه الطريقة في الانعزال والعمل جرب استخدام تقنية الطماطمأو أي طريقة ناجحة للحفاظ على التركيز لفترات معينة والعمل.

4- الخطوة التالية، جد طريقة أفضل لإدارة وقتك.

لو كانت الأيام المجدبة حالة نادرة في حياتك العملية، لا تقلق أنت محظوظ. ومع بعض الجهد والتنظيم ستتجاوزها وتعود لإنتاجيتك المعهودة. لكن، إذا وجدت هذه الأيام تتكرر معك، ربما حان الوقت لإعادة التفكير في الطريقة التي تقضي بها وقتك وأين يذهب يومك. جرّب مثلا استخدام تقنية عجلة الإنتاجيةلمراقبة وقتك وإعادة تأهيله.

هذا هو نموذج “عجلة الانتاجية” الذي عرّبته عن الأصل (اضغطوا عليه للتكبير والطباعة).

productivitywheelar

*ما سبق مجموعة من التمارين البسيطة لإيجاد الحل في ضياع وقتك بلا إنتاجية واستعادة أيامك وتركيزك بأسرع وقت ممكن.

[-النصّ الأصلي لهذه التدوينة هنا]

كيف تبدأ/تختم يوم عملك؟

Empty desk from above

أكتب التدوينة بعد يوم حافل.

ظننت بأنني سأكون أكثر نشاطاً وحماسة للكتابة، لكن افراغ صناديق غرفتي استهلك ما تبقى من طاقة اليوم.

أما المقالات التي حدثتكم عنها فسأكتبها باختصار شديد، أنا في تحدي مع نفسي لمدة أسبوعين، ها أنا اعترف لكم الآن. أصنع وقت للحديث والمدونة على الرغم من ساعات العمل، والأعمال المنزلية والحياة الاجتماعية.

فكرة المقالات لطيفة!

توجز خمسة أشياء ينبغي عليكم فعلها في أول عشر دقائق من يوم العمل، وخمسة أخرى تفعلونها في آخر عشر دقائق من يوم العمل.

في بداية يوم العمل، أصل إلى المكتب وأرتب أغراضي، تشغيل جهاز الكمبيوتر، إعداد القهوة وتناول الفطور إذا لم اتناوله في المنزل، احادث الزميلات قليلاً، أخبرهم بمعلومة اليوم إن وجدت. اتحقق من حساب تويتر واقرأ إضافات من أتابعهم. ثم انتقل للعمل بالتحقق من بريدي الالكتروني وهكذا. أما المقالة ففي بدايتها تقول:

لا تقرؤوا بريدكم الالكتروني في الدقائق الأولى من يوم العمل، لأن البريد ببساطة ثقب أسود“. شخصياً كنت اتجاهل أي رسائل اعلانية أو غير مهمة واستخدم نظام تلوين عناوين الرسائل بحسب المرسل لأعرف أهميتها وهل اطلع عليها أو لا. في العشر دقائق الأولى رتبوا المكتب، ازيلوا ورق الملاحظات من اليوم الماضي، اغسلوا الأكواب، لا تنسوا سقاية النباتات إن وجدت وسجلوا ملاحظات اليوم الجديد. بداية يوم العمل مناسبة جداً لاتخاذ القرارات وذهنك صافي ولم تنشغل بشيء آخر بعد. استفد من هذا الصفاء لانجاز أكثر المهام تعقيداً كما تراها.

وفي نهاية اليوم افعل:

انتهي من العمل الساعة الخامسة مساء تقريباً، يعني آخر عشر دقائق تبدأ من ٤:٥٠ م. ماذا أفعل؟ اغسل كوبي، انظف ماكينة القهوة واتخلص من الفلتر، أراجع المهام وأتأمل قليلاً بقية اليوم الآتي.

ماذا تقول النصائح في المقالة؟

راجع قائمة المهام لليوم واشطب على التي انجزتها، هل بقي منها شيء؟ هل يكفي الوقت لإتمامها؟ اذا لم يكن ذلك ممكناً انقلها لليوم التالي. بنقل المهام لليوم التالي تبدأ القائمة الجديدة، اكتبها سريعاً مثل سكيتش بملامح رئيسية واترك التفاصيل لاحقاً. الفكرة الثالثة٬ اكمل المهام البسيطة، طباعة أوراق وأرشفة رسائل. واحذر من كتابة رسائل الكترونية في نهاية اليوم لأن المستقبل لن يكون حاضراً لانجاز المطلوب أو الاطلاع عليه. مثل هذه الرسائل مكانها في منتصف النهار أو بداية يوم العمل. رتب مكتبك إن أمكن. وفي الختام ودع رفاقك، والتوديع مهمّ مثل صباح الخير، تبادل التحية واللطف مع زملاءك ضروري جداً لبيئة عمل صحية. حدثوني أنتم عن بداية/نهاية يوم العمل؟

مخرج:

اليوم جربت التسوق من موقع الكتروني جديد علي وللمرة الأولى، أحببت الاسعار وقيمة الشحن. وفي الأسبوع القادم بإذن الله عندما تصلني الشحنة سأكتب عنها وعن تجربتي مع الموقع، أتمنى أن تكون ناجحة! لأنه سيغير حياتي، حرفياً.

أجندة ٢٠١٥

DSC_0395

لماذا مذكرة تنظيم مواعيد؟

أو السؤال الأهمّ: لمَ لا؟

هناك فوائد كثيرة اكتشفتها على مدى سنوات من استخدام مذكرة تنظيم مواعيد ورقية، استمر وانقطع وأعود وهكذا. لكنني قررت أن التزم تماماً وبلا توقف خلال العام القادم بإذن الله. سألاحظ نفسي وسأحدثكم عن تجربتي في المدونة أو أي مكان آخر.

لكن قبل أن الاستمرار بالقراءة هنا، قد تكون هذه التدوينة مملة لمن هم يفضلون التدوين الالكتروني أو استخدام المذكرات الرقمية. وإذا لم تكن لديكم نية في اقتناء مذكرة مواعيد أو أجندة يومية والالتزامأو المحاولةبالكتابة فيها، هذه التدوينة ستكون بلا فائدة.

لا أذكر متى كانت أول مرة شاهدت فيها أجندة يوميات. كان والدي يحضر الكثير منها في نهاية العام، مختومة بأسماء شركات ومليئة بالخرائط وصور آبار النفط وتفاصيل منتجات بتروكيماوية لا تهمني. تحولت تلك الاجندات الزائدة إلى دفاتر رسم وكشكول خربشات. كانت الارقام الصغيرة على حافة الصفحة تثير فضولي حتى عرفت بأنها تشير إلى ساعات اليوم، وأن تدوين المهام بجانبها كان مهما جدا. صفحات المقاييس ومفاتيح هواتف المدن والمسافات بين عواصم العالم كل ذلك كان وقود لخيالي وإخوتي، نلعب لعبة شركة وهمية وندون فواتير وتفاصيل اجتماعات لن تحدث.

لم تكن الأجندات اليومية ذات فائدة حتى وصلت للدراسة الجامعية، توقف جدول الحصص المدرسي عن الحضور وغابت معه كل أدوات التنظيم التي وضعها والداي لتأطير يومي. مواعيد نوم جديدة، ساعات دراسية أطول ومهامّ اجتماعية وهوايات. الآن أنا وحدي، وحدي فقط املك القدرة واحمل مسؤولية تنظيم يومي ليعمل لصالحي. لم تكن الهواتف الذكية جداً تعمل آنذاك، لم أكن امتلك هاتف نقال، لذلك كانت ساعة يدي ودفتري هي الوسيلة. سجلت بشكل بسيط وبدائي مهامي اليومية، أماكن محاضراتي، أرقام هواتف الصديقات ومواعيد تسليم المشاريع. كانت هناك أيضا ميزانيتي الشهرية، وقوائم الأمنيات التي احتفظ ببعضها حتى اليوم. اقتنيت أول منظمة مواعيد شخصية لا تحمل اسم شركة نفط أو شحنمن مكتبة المكتبة، من علامة Mead المتخصصة في الدفاتر والاجندات. كانت صغيرة بالحجم وضخمة المحتوى، أحببت فيها أن الصفحات لم تحمل تواريخ خاصة وملأتها بتواريخي الشخصية. كان غلافها قماشي قابل للاغلاق. اعرف بأنها موجودة لكن مع تخزين أغراضي استعدادا للانتقال أصبح من الصعب وربما من المستحيل اخراجها، سأصورها لكم يوماً.

حافظت على استخدام الاجندة وتطور الاهتمام بها سنة بعد أخرى، أصبحت انتظر العام الجديد بشغف لعدة اسباب من بينها اقتناء دفتر جديد ثم ملء صفحاته بالكلمات والقصص. في التدوين اليومي امتلك عدة وسائل، أسجل مذكراتي الخاصة جداً والتي لا أحب أن يطلع أحد عليها في دفتر خاصّ احتفظ به في غرفتي، هناك مذكرة في الحقيبة اسجل بها كلّ شيء، وآخر للعمل لا اخلط معه أي تفاصيل أخرى لأجد كل شيء بوضوح وهذه السنة سأجرب استخدام دفتر ضخم لتفاصيل المنزل والصحة والسفر والمدونة. متابعة قراءة أجندة ٢٠١٥

مراجعة كتاب: Manage your day-to-day

9781477800676_p0_v1_s260x420

“اصنع روتينك، جد نقاط تركيزك، واشحذ تفكيرك الإبداعي”

الكتاب نُشر من قبل موقع 99U وحررته وأعدته Jocelyn Glei . الكتاب مهدى للمبدعين ويحتوي على أدوات وأفكار مجربة ومفيدة لدعم الإنتاجية والعمل. قرأته في الفترة بين نوفمبر 2013 ومارس 2014. أعرف ذلك الآن من علامات التوقف في قارئي الإلكتروني. أما النسخة الورقية من الكتاب فحجمها مناسب للحمل والقراءة وإبقاءها قريبة منكم كمرجع مفيد. الخبر السيء هو أن الكتاب لم يترجم للعربية بعد. وربما هذا هو السبب في تأخر كتابة مراجعتي له. كنت أرتب لترجمة النقاط الرئيسية في فصوله ثم نشرها ليستفيد منها من سيقرأ الكتاب أو سيقرأ عنه.

يقع الكتاب في أربعة فصول وفصل خامس ختامي. في كل منها مفاتيح مهمة للمبدعين تساعدهم على الاحتفاظ بطاقتهم وإنتاجهم وسط عالم مشتت الانتباه. كلّ فصل من فصول الكتاب يعرض المفاتيح بشكل ممتع ومبسط مع التمثيل لها بقصص وإرشادات مجربة من المختصين. الهدف من ذلك؟ استعراض الصعوبات التي قد يواجهها المبدع/صاحب الفكرة/مدير المشاريع وحتى الموظف العادي والطالب في إدارة حياته اليومية وتقديم أفضل ما لديه.

الفصل الأول: صناعة روتين جيد

مشكلة الروتين تكمن في عدم انتباهنا لما نقوم به. عندما ننغمس كليا في الروتين يتوقف إحساسنا بالتفاصيل ونتحول إلى ما يشبه الآلة. هذا الاقتباس لفت انتباهي في الكتاب.

“لبناء روتين أفضل، أخرج من روتينك الحالي. ارتفع قليلاً وأدرس تفاصيلك اليومية بمعزل عنها. ستستعيد طاقتك الإبداعية عندما تعرف ما يهمّ حقاً”

أول نصيحة أعجبتني بخصوص تغيير روتين العمل اليومي هي: البدء بالعمل الإبداعي أولا وترك العمل القائم على ردود الفعل –reactive- أو الأوامر لاحقاً. ويوضح الكتاب أكثر لهذا النوع من العمل بأنه: ذلك العمل الذي يرتبط بالاتصالات والمراسلات والمواعيد وغيرها. المبدع يحتاج لتخصيص جزء كبير من يومه بلا اتصالات ليركز على العملية الإبداعية.

متابعة قراءة مراجعة كتاب: Manage your day-to-day